Chốt một đơn đặt nội thất Ý cho đúng là ghi đủ năm nhóm thông tin vào giấy: mã mẫu và phiên bản, kích thước hoặc tổ hợp module kèm hướng, mã da hoặc vải kèm mã màu, phần hoàn thiện (chân, khung, đường may, đệm), rồi đối chiếu bản xác nhận đơn hãng gửi lại trước khi nhà máy sản xuất. Thiếu một dòng là đủ để nhận về chiếc sofa đúng mẫu mà sai góc, đúng da mà sai màu.
Phần lớn các lỗi giao sai không phải do nhà máy làm ẩu mà do đơn ghi mơ hồ: "da nâu" thay vì mã màu, "góc trái" mà không nói nhìn từ phía nào. Bài này đi qua từng nhóm thông tin, các bẫy hay gặp ở mỗi nhóm, và cách dùng bản xác nhận đơn để chặn lỗi ở chặng rẻ nhất, khi món đồ còn chưa được cắt.
Vì sao đơn đặt phải ghi bằng mã, không bằng lời
Một hãng sofa Ý có thể có hàng chục mẫu, mỗi mẫu vài phiên bản tay vịn và độ sâu, mỗi phiên bản ghép với vài trăm mã da và vải, mỗi mã có nhiều màu. Ở quy mô đó, chữ "sofa da nâu ba chỗ" có thể ứng với hàng chục món khác nhau. Nhà máy làm theo mã, không làm theo ý định. Đơn càng nhiều chữ mô tả và càng ít mã, khả năng người ở giữa diễn giải sai càng cao.
Chuỗi truyền tin cũng dài: bạn nói với nhân viên bán hàng, nhân viên ghi vào đơn của người bán, người bán chuyển sang đơn đặt với hãng bằng tiếng Anh hoặc tiếng Ý, hãng nhập vào hệ thống sản xuất. Mỗi lần chép lại là một lần có thể sai một chữ số. Cách chặn duy nhất là để mã đi từ catalogue tới tay bạn rồi tới nhà máy mà không ai phải dịch nghĩa, và bạn được nhìn thấy mã đó ở cả đầu và cuối chuỗi.
Vì vậy, khi chốt đơn, hãy yêu cầu nhân viên chỉ ra mã trên catalogue hoặc bảng giá của hãng, chụp ảnh trang đó, và đối chiếu từng mã với đơn bạn ký. Cách đọc catalogue đã có bài riêng ở chuyên mục thương hiệu; ở đây quan trọng là biến những mã đó thành cam kết trên giấy.
Năm nhóm thông tin bắt buộc trên đơn
Mã mẫu và phiên bản. Tên mẫu kèm mã của hãng, và phiên bản cụ thể: kiểu tay vịn, độ sâu ngồi, chiều cao tựa lưng. Nhiều mẫu có bản tay vịn rộng và hẹp, chênh nhau vài chục centimet tổng chiều dài, đủ để chiếc sofa không còn vừa tường.
Kích thước hoặc tổ hợp module. Với sofa module, ghi từng module theo đúng mã và thứ tự ghép từ trái sang phải, kèm sơ đồ. Ghi tổng chiều dài, sâu, cao dự kiến và yêu cầu người bán xác nhận con số đó từ bản vẽ của hãng.
Mã da hoặc vải và mã màu. Mã dòng da hoặc vải (cho biết loại da, độ dày, kiểu hoàn thiện) và mã màu riêng. Hai mã khác nhau: cùng một màu "cognac" có thể thuộc hai dòng da có cảm giác và độ bền khác hẳn nhau.
Phần hoàn thiện. Màu và chất liệu chân (gỗ, kim loại mạ, sơn), kiểu đường may nếu có tuỳ chọn, loại đệm ngồi nếu hãng cho chọn độ cứng hoặc đệm lông vũ, có hay không có gối tựa rời.
Số lượng và phụ kiện kèm. Số gối trang trí, có kèm bọc thay hay không, chân thay thế cho sàn gỗ, cơ cấu ngả điện nếu có. Những thứ "mặc định kèm theo" ở showroom không phải lúc nào cũng nằm trong đơn.
Bẫy hướng trái phải ở sofa góc và module
Sofa góc chữ L và sofa có phần nằm dài (chaise) được gọi là "trái" hoặc "phải", nhưng không có quy ước chung giữa các hãng. Có hãng gọi theo hướng khi bạn đứng đối diện nhìn vào sofa, có hãng gọi theo hướng khi bạn ngồi trên sofa nhìn ra. Hai cách gọi cho kết quả ngược nhau. Đây là một trong những lỗi giao hàng phổ biến nhất và cũng tốn kém nhất, vì món đồ đã sản xuất đúng đơn, chỉ có đơn bị hiểu sai.
Cách chặn đơn giản: đừng dùng chữ trái phải đơn thuần. Hãy vẽ sơ đồ mặt bằng phòng, đánh dấu vị trí cửa, cửa sổ, tivi, rồi vẽ sofa nhìn từ trên xuống, đánh dấu phần nằm dài ở đâu. Ghi kèm câu "phần nằm dài ở bên tay phải của người đứng đối diện sofa" hoặc theo đúng cách gọi của hãng đã được nhân viên chỉ trong catalogue. Đính sơ đồ vào đơn và ký lên đó.
Với module, cùng nguyên tắc: đánh số từng khối theo thứ tự, ghi mã từng khối, vẽ sơ đồ. Một số module có tay vịn một bên, đặt sai thứ tự là tay vịn quay vào giữa. Bản xác nhận của hãng thường có hình vẽ tổ hợp; đó là lúc đối chiếu với sơ đồ của bạn.
Màu da và vải: mẩu mẫu, lô nhuộm và ánh sáng
Mẩu da trong bảng mẫu thường chỉ bằng vài đốt ngón tay, đã nằm trong cuốn mẫu nhiều tháng, được xem dưới đèn vàng của showroom. Chiếc sofa thật là vài mét vuông da, nhuộm theo một lô mới, đặt dưới ánh sáng ban công phòng khách nhà bạn. Chênh lệch là điều chắc chắn có, câu hỏi chỉ là chênh bao nhiêu. Da thuộc là vật liệu tự nhiên, mỗi lô nhuộm cho sắc hơi khác; da aniline ít lớp phủ thì càng khác rõ.
Ba việc giúp giảm rủi ro. Thứ nhất, xem mẩu da dưới ánh sáng tự nhiên, cạnh mẫu sàn hoặc gạch thật của nhà mình, chứ không chỉ dưới đèn showroom. Thứ hai, nếu có thể, mượn mẩu mẫu lớn hơn hoặc xin một mẩu cắt mang về nhà xem vài ngày. Thứ ba, với đơn có giá trị lớn hoặc màu khó, hỏi người bán có làm được mẫu cắt duyệt từ đúng lô da sẽ dùng không. Đây là cách làm quen thuộc trong ngành vải và da: nhà máy gửi một mẩu cắt từ lô thật để người đặt duyệt trước khi cắt cả bộ. Không phải hãng nào cũng nhận, nhưng hỏi thì không mất gì.
Trên đơn, nên có một câu ghi nhận rằng da và vải tự nhiên có thể chênh sắc nhỏ so với mẫu, đồng thời ghi mức chênh nào được coi là lỗi để đổi. Viết rõ từ đầu đỡ hơn tranh cãi sau, khi chiếc sofa đã nằm giữa phòng khách.
Đối chiếu bản xác nhận đơn của hãng
Sau khi người bán đặt với hãng, hãng thường gửi lại một bản xác nhận đơn, liệt kê mã từng món, mã da vải, kích thước và ngày dự kiến sản xuất hoặc giao. Đây là tờ giấy quan trọng nhất của cả quá trình đặt, và bạn có quyền yêu cầu được xem (có thể che giá nhập).
- Yêu cầu từ lúc ký đơn: người bán gửi bạn bản sao xác nhận đơn của hãng trong một thời hạn cụ thể, ghi luôn vào hợp đồng.
- So từng mã mẫu, mã module và thứ tự module với sơ đồ bạn đã ký.
- So mã dòng da hoặc vải và mã màu với ảnh chụp trang bảng mẫu lúc chốt.
- So phần hoàn thiện: màu chân, loại đệm, số gối, phụ kiện kèm.
- So kích thước tổng trên bản vẽ của hãng với kích thước bạn đã đo trong phòng và ở lối vào.
- Thấy sai thì báo bằng văn bản ngay, vì hãng thường chỉ sửa được trước khi bắt đầu cắt; giữ lại tin nhắn hoặc thư báo làm bằng chứng.
- Ghi lại ngày dự kiến trên bản xác nhận để làm mốc theo dõi tiến độ về sau.
Năm phút đối chiếu ở bước này chặn được những lỗi mà khi hàng đã về, sửa mất nhiều tháng hoặc không sửa được.
Sau khi chốt: theo dõi đơn tới lúc đóng kiện
Ký xong đơn và đối chiếu xong bản xác nhận chưa phải là hết việc. Trong những tháng chờ, đơn đặt vẫn có thể bị đụng tới: hãng báo một mã da tạm hết, đề nghị đổi màu chân vì nhà cung cấp kim loại chậm, hoặc gộp đơn của bạn vào một lô hàng muộn hơn để đầy container. Mỗi thay đổi kiểu này đều cần sự đồng ý của bạn, và đồng ý nên bằng văn bản, kèm mã mới cụ thể.
Nên thoả thuận với người bán một nhịp cập nhật, chẳng hạn mỗi khi đơn qua một chặng: hãng bắt đầu sản xuất, hàng hoàn thiện, hàng rời nhà máy, hàng lên tàu. Không cần gọi hỏi hằng tuần, chỉ cần biết đơn đang ở chặng nào và ngày dự kiến của chặng sau. Người bán làm ăn đàng hoàng thường có sẵn thông tin này vì họ cũng phải theo dõi để lên lịch giao.
Nếu đã yêu cầu ảnh món hoàn thiện, đây là lúc xem kỹ: màu da dưới ánh sáng nhà máy, đường may, chiều module, màu chân. Ảnh không thay được kiểm tra tận tay, nhưng phát hiện được những lỗi lớn như sai hướng hoặc sai màu chân khi món đồ còn ở Ý, nơi sửa nhanh và rẻ hơn nhiều so với khi đã vượt nửa vòng trái đất về tới Việt Nam.
Những câu nên hỏi trước khi ký đơn đặt
Ngoài thông tin món đồ, có một số câu ảnh hưởng trực tiếp tới việc nhận đúng hàng mà người mua ít hỏi.
- Hãng có sửa được đơn sau khi xác nhận không, và đến mốc nào thì không sửa được nữa?
- Nếu mã da hoặc vải bạn chọn hết hàng ở nhà cung cấp của hãng, người bán xử lý thế nào: báo bạn chọn lại hay tự thay mã tương đương?
- Món đặt có thể là mẫu sắp ngừng sản xuất không, và khi đó phụ tùng, bọc thay về sau tính sao?
- Kích thước ghi trên catalogue có dung sai bao nhiêu, và dung sai đó đã được tính khi đo lối vào chưa?
- Người bán có gửi ảnh món hoàn thiện trước khi đóng kiện không?
- Nếu giao sai so với bản xác nhận đơn, ai chịu chi phí làm lại và vận chuyển lại?
Câu trả lời nào quan trọng với bạn thì đề nghị ghi vào hợp đồng; lời hứa miệng của nhân viên bán hàng không đi theo đơn sang tới nhà máy.
Câu hỏi thường gặp
Có nên chọn da màu sáng cho sofa đặt theo đơn ở nhà có trẻ nhỏ không?
Được, nếu chọn dòng da có lớp phủ bảo vệ và chấp nhận chăm sóc thường xuyên hơn. Da aniline màu sáng dễ thấm vết và đổi màu nhanh dưới nắng. Nên xin mẩu mẫu về thử thấm nước và lau trước khi quyết định.
Mẩu mẫu da vải có được mang về nhà không?
Nhiều người bán cho mượn mẩu mẫu hoặc cắt một mẩu nhỏ, có khi kèm điều kiện đặt cọc nhỏ cho bộ mẫu. Xem màu ở nhà dưới ánh sáng thật và cạnh sàn, tường thật là cách chọn màu đáng tin hơn hẳn xem ở showroom.
Nếu hãng hết mã da đã chọn thì sao?
Người bán phải báo và để bạn chọn lại, không tự ý thay. Điều này nên ghi trong hợp đồng, kèm quyền huỷ đơn không mất cọc nếu không có mã thay thế bạn chấp nhận được.
Có đặt kích thước ngoài catalogue được không?
Một số hãng nhận làm kích thước đặc biệt cho một vài mẫu, thường với thời gian chờ dài hơn và phụ phí. Nhiều hãng thì không. Hỏi người bán xác nhận bằng văn bản từ hãng trước khi tính chuyện thiết kế phòng quanh kích thước đó.
Bản xác nhận đơn của hãng viết bằng tiếng nước ngoài thì đọc thế nào?
Các phần cần đọc chủ yếu là mã, số và hình vẽ, không cần đọc hết chữ. Đề nghị người bán đánh dấu từng dòng tương ứng với đơn tiếng Việt của bạn, và giải thích các viết tắt về da, chân, đệm.
Sai lệch nhỏ về kích thước có được coi là lỗi không?
Đồ bọc thủ công có dung sai vài centimet là bình thường. Nên hỏi hãng ghi dung sai bao nhiêu và đưa con số đó vào hợp đồng, để phân biệt sai lệch chấp nhận được với lỗi sản xuất cần đổi.