Khi nhận một món nội thất Ý nhập khẩu, cần kiểm bốn thứ trước khi ký biên bản: đúng món (mã mẫu, cấu hình, kích thước), đúng chất liệu (da, vải, màu hoàn thiện theo mã đã chọn), đúng giấy (nhãn, phiếu đóng gói, giấy tờ trong kiện, bản sao chứng từ đã hứa), và không hư hại do vận chuyển. Ký biên bản "đã nhận đủ, đúng, không lỗi" khi chưa kiểm là tự bỏ đi phần lớn quyền khiếu nại.
Thời điểm nhận hàng thường vội: thợ muốn lắp nhanh, gia chủ muốn nhìn thấy món đồ đứng vào chỗ. Bài này đưa ra trình tự kiểm theo đúng thứ tự mở kiện, giúp làm kỹ mà không kéo dài quá mức. Việc lắp đặt, căn chỉnh và nghiệm thu kỹ thuật được bàn ở chuyên mục đặt mua và vận chuyển; ở đây tập trung vào đối chiếu món đồ với những gì đã mua.
Chuẩn bị trước ngày giao
Phần lớn sai sót lúc nhận hàng đến từ việc không có sẵn thứ để đối chiếu. Chuẩn bị trước giúp kiểm nhanh và chắc:
- In hoặc mở sẵn trên điện thoại: hợp đồng, báo giá có mã mẫu, xác nhận đơn hàng của hãng (nếu có), ảnh mẫu da hoặc vải đã chọn kèm mã.
- Chuẩn bị mẩu mẫu chất liệu đã giữ lại, thước dây, đèn pin, điện thoại đầy pin để chụp ảnh và quay video.
- Đề nghị người bán gửi trước phiếu đóng gói của chuyến giao: số kiện, món nào trong kiện nào.
- Dọn lối đi, bảo vệ sàn và góc tường, báo ban quản lý toà nhà nếu cần dùng thang máy chở hàng.
- Thống nhất trước với người bán: việc mở kiện làm trước mặt người mua, người mua được kiểm trước khi lắp và trước khi ký.
Nếu người bán muốn tự mở kiện ở kho rồi chở hàng đã bóc tới, đề nghị họ quay video hoặc chụp ảnh lúc mở, có thấy tem kiện và phiếu đóng gói. Đó là một phần của chuỗi đối chiếu.
Kiểm kiện trước khi mở
Trước khi mở, đếm số kiện và so với phiếu đóng gói. Xem tem kiện: mã kiện, mã hàng, kích thước có khớp phiếu không. Kiện gỗ thì xem dấu xử lý kiểm dịch nếu có; như đã nói ở các bài khác, đây chỉ là một gợi ý về nơi kiện được đóng, không phải bằng chứng xuất xứ, nhưng nên chụp lại.
Quan sát tình trạng kiện: góc bẹp, thủng, vết ướt, vết dầu, dấu kiện đã bị mở và đóng lại. Kiện hư hại không có nghĩa món đồ bên trong hỏng, nhưng là lý do để kiểm kỹ hơn chỗ tương ứng của món đồ và ghi chú vào biên bản trước khi mở. Chụp ảnh kiện từ nhiều phía, có thấy tem.
Nếu kiện có dấu hiệu bị mở trước đó, hỏi người giao ai đã mở, mở ở đâu, vì sao. Hàng có thể đã được mở ở kho để kiểm, đó là việc bình thường, nhưng điều đó nên được nói ra chứ không để người mua tự phát hiện.
Đúng món: mã, cấu hình, kích thước
Tìm nhãn của hãng trên món đồ. Đối chiếu mã mẫu, mã cấu hình trên nhãn với xác nhận đơn hàng và báo giá. Với sofa góc, xem hướng góc trái hay phải có đúng như đã đặt không; đây là lỗi nhầm hay gặp và rất khó khắc phục sau khi đã lắp.
Đếm đủ khối và món. Sofa module đủ số khối, bộ ghế ăn đủ số ghế, tủ đủ cánh và kệ rời. Đối chiếu với từng dòng trên phiếu đóng gói.
Đo kích thước. Đo dài, sâu, cao và các kích thước đặt riêng nếu có. So với xác nhận đơn hàng hoặc catalogue. Chênh lệch nhỏ trong dung sai của hãng là bình thường; chênh nhiều phân là sai đơn.
Chụp nhãn và số seri. Chụp một ảnh rộng cho thấy vị trí nhãn và một ảnh cận đọc rõ ký tự. Đây là ảnh sẽ dùng cho bảo hành và cho việc hỏi hãng xác nhận nếu cần.
Đúng chất liệu: so mẫu dưới ánh sáng tự nhiên
Mang mẩu mẫu da hoặc vải đã giữ lại, đặt sát lên món đồ, xem dưới ánh sáng tự nhiên gần cửa sổ chứ không dưới đèn vàng trong nhà. Màu da có thể chênh nhẹ giữa các lô thuộc, và hãng thường có ghi chú về điều này, nhưng tông màu và loại da phải đúng. Da aniline mà nhận về da phủ màu, hay vải bouclé mà nhận về vải trơn, là sai đơn chứ không phải chênh lệch lô.
Với đồ gỗ, so màu hoàn thiện với mẫu gỗ hoặc ảnh mẫu đã chụp, xem loại veneer và kiểu vân. Với mặt đá, xem loại đá, màu nền và độ dày có khớp với xác nhận đơn hàng không; vân đá tự nhiên thì đương nhiên khác mẫu, nhưng loại đá và tông chung phải đúng. Với kim loại, xem màu mạ hay màu sơn của chân và tay nắm.
Nếu thấy chất liệu khác, đừng ký "đúng hàng" rồi khiếu nại sau. Ghi cụ thể vào biên bản: chất liệu đã đặt mã gì, chất liệu nhận về trông thế nào, kèm ảnh so sánh với mẫu. Có thể vẫn nhận hàng để tránh vận chuyển qua lại, nhưng biên bản phải ghi rõ đây là điểm chưa khớp đang chờ xử lý.
Đúng giấy: những gì nên nhận cùng hàng
Bộ giấy tờ nên được giao cùng lúc với hàng, hoặc ít nhất trước khi trả phần tiền cuối. Kiểm đủ các thứ sau:
- Giấy tờ của hãng trong kiện: hướng dẫn sử dụng, bảo quản, lắp ráp; thẻ bảo hành của hãng nếu có; giấy chứng nhận đi kèm mẫu tái bản có bản quyền nếu có.
- Phiếu bảo hành của người bán ghi rõ phạm vi, thời hạn, ngày bắt đầu.
- Bản sao chứng từ lô hàng như người bán đã hứa lúc cọc, có dòng mô tả món đồ, có thể che giá.
- Hoá đơn bán lẻ ghi đủ tên hãng, mã mẫu, xuất xứ, chất liệu.
- Bảng thông số chất liệu nếu người bán đã hứa cung cấp, nhất là với da, vải và mặt đá.
Thiếu giấy nào thì ghi vào biên bản kèm thời hạn người bán cam kết bổ sung. Đừng để việc thiếu giấy trôi qua với câu "để mai em gửi"; sau khi trả hết tiền, việc đòi giấy khó hơn nhiều.
Hư hại do vận chuyển: soi những chỗ hay hỏng
Kiểm theo thứ tự cố định. Đi một vòng quanh món đồ theo chiều kim đồng hồ, từ trên xuống dưới, để không bỏ sót mặt nào; với bộ nhiều món, kiểm xong món nào đánh dấu món đó trên phiếu đóng gói.
Góc và cạnh. Góc bàn, góc tủ, mép mặt đá, đầu tay vịn là những chỗ hay va đập. Soi đèn pin dọc các cạnh tìm vết mẻ, vết nứt chân chim, vết lõm.
Bề mặt sơn và veneer. Nhìn nghiêng dưới ánh sáng để thấy vết xước mảnh, vết cọ của màng bọc, vết hằn của dây chằng.
Da và vải. Vết hằn do gấp hay nén lâu trong kiện thường giãn ra sau vài ngày; vết rách, vết thủng, vết bẩn thì không. Phân biệt và ghi chú.
Kính và đá. Kiểm vết nứt kỹ, kể cả vết rất mảnh ở mép; vết nứt mảnh có thể lan rộng sau khi lắp và sử dụng.
Cơ cấu. Mở đóng ngăn kéo, cánh, tựa đầu, cơ cấu ngả. Cơ cấu bị cong vênh do va đập thường kẹt hoặc kêu ngay lần đầu thử.
Ghi biên bản cho có giá trị
Biên bản nhận hàng có giá trị khi nó cụ thể. Thay vì "hàng có vài vết xước", ghi "mặt trên tủ thấp, góc trái phía trước, vết xước dài khoảng ba phân, ảnh số 4". Thay vì "da hơi khác màu", ghi "da khối giữa sofa sẫm hơn mẫu đã chọn mã ..., ảnh so mẫu số 7". Mỗi dòng ghi chú gắn với một ảnh đánh số.
Biên bản nên có: ngày giờ nhận, tên người giao, danh sách món và số kiện, tình trạng kiện trước khi mở, các điểm chưa khớp về món, chất liệu, giấy tờ, các hư hại, những việc người bán cam kết xử lý và thời hạn. Hai bên ký, mỗi bên giữ một bản; chụp ảnh biên bản đã ký.
Nếu người giao chỉ mang mẫu biên bản in sẵn ghi "đã nhận đủ, đúng, không lỗi", có quyền ghi thêm ý kiến vào biên bản đó hoặc lập một biên bản riêng. Không ký khi chưa kiểm xong chỉ vì người giao vội. Một vài phút chậm lúc này nhẹ hơn nhiều so với nhiều tuần qua lại khiếu nại sau đó.
Khi phát hiện sai đơn: nhận tạm hay từ chối
Gặp sai đơn lúc giao, người mua thường phân vân giữa từ chối nhận ngay và nhận tạm chờ xử lý. Không có câu trả lời chung, nhưng có vài nguyên tắc. Sai ở thứ không sửa được tại chỗ, như sai hướng góc sofa, sai loại da, sai kích thước, sai loại đá, thì từ chối nhận món đó là lựa chọn rõ ràng nhất, vì món đồ sẽ phải làm lại hoặc đổi.
Sai nhỏ có thể khắc phục tại chỗ, như thiếu ốc, thiếu chân, một vết xước sửa được, thì có thể nhận và ghi rõ vào biên bản việc người bán phải bổ sung, kèm thời hạn. Hàng cồng kềnh vận chuyển qua lại cũng tốn kém và rủi ro hư hại thêm, nên với lỗi nhỏ, nhận tạm thường thực tế hơn.
Trong mọi trường hợp, không trả phần tiền cuối cho tới khi điểm sai được xử lý, nếu hợp đồng cho phép giữ lại. Và không để thợ lắp cố định một món sai đơn vào tường hay vào tủ bếp, vì việc tháo ra sau đó có thể làm hỏng cả món đồ lẫn chỗ lắp.
Ba ngày đầu sau khi lắp: những gì nên để ý
Một số vấn đề chỉ hiện ra sau vài ngày dùng. Sofa có tiếng kêu khi ngồi lâu, ngăn kéo bắt đầu rít khi đầy đồ, cánh tủ xệ dần, mặt bàn đá rung khi tì. Ghi lại ngay khi phát hiện, chụp ảnh hoặc quay video, và báo người bán bằng văn bản trong thời gian bảo hành.
Mùi là thứ khác cần để ý. Hàng mới có mùi da, gỗ, sơn nhẹ trong vài ngày là bình thường; nếu mùi gắt kéo dài sau khi đã thông gió tốt, nên hỏi người bán về thông số phát thải của vật liệu. Đặt món đồ đúng chỗ đã định, cách tường theo hướng dẫn của hãng, tránh nắng chiếu trực tiếp ngay từ đầu.
Cuối cùng, cất bộ hồ sơ của món đồ vào một chỗ: hợp đồng, hoá đơn, biên bản nhận hàng có ghi chú, ảnh nhãn và số seri, giấy tờ hãng, phiếu bảo hành. Đó là phần cuối của việc thẩm định, và là thứ sẽ cần tới khi bảo hành, bọc lại hay bán lại món đồ sau này.
Câu hỏi thường gặp
Có nên để thợ lắp xong rồi mới kiểm không?
Nên kiểm đúng món, đúng chất liệu và hư hại bề mặt trước khi lắp, vì sau khi lắp, việc tháo ra đổi trả phức tạp và người bán có thể cho rằng hư hại do lắp. Phần vận hành của cơ cấu thì kiểm sau khi lắp và căn chỉnh.
Phát hiện lỗi sau khi đã ký biên bản thì sao?
Vẫn nên báo người bán bằng văn bản càng sớm càng tốt, kèm ảnh. Lỗi ẩn như cơ cấu hỏng sau vài ngày dùng thuộc phạm vi bảo hành. Lỗi bề mặt rõ ràng mà biên bản đã ghi không có thì khó khiếu nại hơn, tuỳ thiện chí của người bán.
Có nên quay video lúc mở kiện không?
Nên, nhất là với món giá trị lớn. Video liên tục từ lúc kiện còn nguyên tới lúc món đồ được lấy ra là bằng chứng mạnh về tình trạng ban đầu. Báo trước cho người giao biết để tránh hiểu lầm.
Da sofa có nếp hằn khi mới mở kiện có phải lỗi không?
Thường không. Nếp hằn do nén trong kiện sẽ giãn dần sau vài ngày ở nhiệt độ phòng. Nếp gấp sâu, vết nứt trên bề mặt da hay vết rách thì khác, cần ghi vào biên bản.
Nhận hàng thiếu giấy tờ bản sao chứng từ thì có nên trả hết tiền?
Nên giữ lại một phần tiền theo điều khoản đã thoả thuận cho tới khi nhận đủ giấy, nếu hợp đồng cho phép. Nếu không, ghi rõ vào biên bản việc thiếu giấy và thời hạn người bán cam kết bổ sung, kèm chữ ký của người giao hoặc người bán.
Ai chịu trách nhiệm khi hàng hỏng trong vận chuyển?
Tuỳ điều kiện giao hàng trong hợp đồng. Thường người bán chịu rủi ro tới khi giao cho người mua tại địa điểm đã thoả thuận. Vì vậy việc ghi hư hại vào biên bản ngay lúc nhận là bước quyết định để người bán và đơn vị vận chuyển xử lý.